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Not­fall­planung: “Was wäre, wenn…?”

Was würde pas­sieren, wenn der Chef eines Unter­nehmens plötzlich aus­fällt? Wenn er bei­spiels­weise durch einen Unfall oder Krankheit nicht ansprechbar ist? Ein solcher Notfall kann für das Unter­nehmen exis­tenz­be­drohend sein, wenn Pass­wörter, Tre­sor­kom­bi­na­tionen oder exis­ten­zielle Betriebs­ge­heim­nisse nicht zugänglich sind. Obwohl der Fort­be­stand des Unter­nehmens und die Zukunft der Mit­ar­beiter in einem solchen Fall ungewiss sind, wird die Not­fall­planung von vielen Unter­nehmern immer wieder ver­schoben. Weniger als die Hälfte der säch­si­schen Unter­nehmen haben eine funk­tio­nie­rende Not­fall­planung in Ihrem Unter­nehmen. Beim FOL­GE­RICHTIG-Treff am 20.06.2013 gab Prof. Sta­nislav Tobias von TOBIAS Rechts­an­wälte Dresden einen Ein­blick in die Pro­ble­matik der Notfallplanung.

Es exis­tiert eine ganze Reihe von gesetz­lichen Vor­schriften, die Ver­hal­tens­regeln inner­be­trieblich regeln. Inhalt dieser Vor­schriften sind z.B. Gefah­ren­ver­meidung oder das akute Ver­halten in einem Notfall. Doch was bedeutet „Notfall“?

betriebliche und persönliche Notfälle

Auf der betrieb­lichen Seite können Not­fälle Havarien oder Unfälle bei Mit­ar­beitern sein. Für beide Fälle muss es Rege­lungen geben, wie damit umge­gangen wird. Ziel ist z. B. der Schutz vor einer wei­teren Beein­träch­tigung der Gesundheit der Mit­ar­beiter und die Wie­der­in­be­trieb­nahme der Pro­duktion. Es ist dar­über­hinaus auch zu regeln, wenn ein Schlüs­sel­zu­lie­ferer nicht liefern kann. Eine Schnitt­menge von betrieb­lichem und per­sön­lichem Notfall ist der Chef selbst. Wenn der Chef durch einen per­sön­lichen Notfall in Mit­lei­den­schaft gezogen wird, dann trifft es auch das Unter­nehmen insofern keine Not­fall­planung besteht.

Doch wie soll der Not­fallplan, oder besser der „Vor­sor­geplan“, umge­setzt werden und was ist dabei zu beachten? Vor­sor­geplan daher, weil vor einem Zwi­schenfall zu planen ist, wie die Betrof­fenen reagieren sollen. Dieser Plan hat nicht das Ziel den Notfall zu ver­hindern sondern die Ausmaße dessen so gering wie möglich zu halten. Wich­tigstes Instrument ist hierbei die Anlage und ständige Aktua­li­sierung eines Not­fall­hand­buches auf betrieb­licher sowie auf pri­vater Ebene.

Unter­schied­liche Not­fall­ka­te­gorien sollten dafür klar defi­niert und, je nach Art des Not­falls, das jeweilige Ver­halten gegenüber allen oder aus­ge­wählten Mit­ar­beitern kom­mu­ni­ziert werden. Ver­letzt sich ein Mit­ar­beiter am Arbeits­platz sollten alle Mit­ar­beiter wissen was zu tun ist. Fällt dagegen der Chef aus, ist es sicher sinnvoll nur einen oder wenige Mit­ar­beiter zu invol­vieren. Welche Gefahren in Unter­nehmen exis­tieren und wie in solchen Fällen reagiert werden muss, ist von Unter­nehmen zu Unter­nehmen ver­schieden. Deutlich mehr Über­schnei­dungen gibt es für die Her­an­ge­hens­weise und Aus­ge­staltung des Not­fall­hand­buches für den Fall, dass der Chef aus­fällt. Um das Handbuch sinnvoll zu füllen, ist zunächst zu prüfen welchen Zustän­dig­keits­be­reich der Chef allein aus­füllt. Diese Zustän­dig­keiten muss im Notfall eine andere Person über­nehmen. Wei­terhin sind z.B. münd­liche Ver­ein­ba­rungen mit einem Lie­fe­ranten über einen Rabatt oder einem bestimmten Lie­fer­service aufzuführen.

Nach­folgend sind aus­zugs­weise Punkte auf­ge­führt, die in der Regel in ein Not­fall­handbuch gehören:

persönliche und unternehmerische Inhalte Notfallhandbuch

Wenn alle rele­vanten Infor­ma­tionen bei­sammen sind, dann sind fol­gende Schritte zu beachten:

1. Notfall defi­nieren und gegenüber den Beschäf­tigten kommunizieren
2. Not­fall­an­sprech­partner benennen und ent­sprechen instruieren
3. Not­fall­an­sprech­partner allen Beschäf­tigten bekannt machen
4. Not­fall­handbuch hin­ter­legen (z. B. bei einem Notar)
5. Not­fall­an­sprech­partner über den Standort des Not­fall­hand­buchs informieren
6. Not­fall­handbuch laufend aktualisieren

 

Wer sollte sich mit einem Not­fallplan beschäf­tigen? Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Jeder! Das ist völlig unab­hängig vom Alter des Unter­nehmers oder der Größe des Unter­nehmens. Denn Ziel ist es, dass das Unter­nehmen in jedem Fall hand­lungs­fähig bleibt.

 

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